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N.º 78, martes 26 de abril de 2011
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Disposiciones Generales
Cultura
2290
RESOLUCIÓN de 31 de marzo de 2011, de la Directora del Instituto Vasco Etxepare, por la que se crean los ficheros de datos de carácter personal del Instituto.
El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal de los que sean titulares las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario Oficial correspondiente.
El artículo 4.2 de la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, establece que en el caso de ficheros de datos de carácter personal de otras administraciones, instituciones o corporaciones, el acuerdo o disposición por la que se cree, modifique o suprima deberá contener todas las menciones exigidas y será publicada en el Boletín Oficial del País Vasco o del territorio histórico, según sea el ámbito al que se extiendan sus funciones o competencias.
El artículo 20.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal establece cuales son las indicaciones que las disposiciones de carácter general que creen o modifiquen ficheros de datos de carácter personal deben contener.
El Instituto Vasco Etxepare precisa, para el ejercicio de sus funciones, tratar datos de carácter personal, tanto de las personas que se relacionen con ella, como del personal adscrito a la misma.
En su virtud y a fin de dar cumplimiento a los mandatos legales contenidos en las Leyes más arriba mencionadas y asegurar a los ciudadanos el ejercicio de sus legítimos derechos,
RESUELVO:
Artículo 1.- Crear los ficheros de datos de carácter personal que se relacionan en el anexo de la presente Resolución.
Artículo 2.- De conformidad con el artículo 20.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, las finalidades de los ficheros y los usos previstos para los mismos, las personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, los procedimientos de recogida de los mismos, las estructuras básicas de los ficheros, indicando los tipos de datos que incluyen, las cesiones de datos y/o transferencias internacionales previstas, los órganos de la Administración responsables de los ficheros, los servicios o unidades ante los que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y la indicación del nivel, básico, medio o alto, de las medidas de seguridad aplicables a cada uno de ellos serán, en concreto, y para cada uno de los ficheros, los que se indican en el anexo I de la presente Resolución en relación con los mismos.
Artículo 3.- Los ficheros que se indican en el anexo son gestionados por el Instituto Vasco Etxepare y se rigen por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos y las normas legales y reglamentarias que le sean de aplicación.
Artículo 4.- El Instituto Vasco Etxepare adoptará las medidas técnicas, de gestión y organización precisas para garantizar la confidencialidad, la seguridad y la integridad de los datos, así como todas aquellas que sean necesarias para hacer efectivos los derechos de las personas afectadas reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el resto de la normativa aplicable.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Por la Secretaría se notificará al Registro de la Agencia Vasca de Protección de Datos la creación de los ficheros contenidos en el anexo de la presente Resolución, solicitando la inscripción de los mismos en dicho Registro. A dichos efectos se dará traslado de una copia de la presente Resolución.
Segunda.- La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
En Donostia-San Sebastián, a 31 de marzo de 2011.
La Directora de Instituto Vasco Etxepare,
MARÍA AITZPEA GOENAGA MENDIOLA.
ANEXO A LA RESOLUCIÓN DE CREACIÓN DE FICHEROS DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DEL INSTITUTO VASCO ETXEPARE
1.- Nombre del Fichero: Recursos Humanos y Nóminas.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es el Registro y gestión de los recursos humanos y de las nóminas del Instituto Vasco Etxepare.
Su uso comprende los procesos de selección y provisión de personal; historial del personal, reflejando y manteniendo las incidencias y situaciones administrativas por las que atraviesa el personal al servicio del Instituto; procesos de cálculo de la nómina y la gestión de las correspondientes transferencias bancarias, incluyendo las retribuciones netas de los perceptores, las retenciones del IRPF, las aportaciones a la Seguridad Social y, en su caso, a las correspondientes mutualidades y entidades de previsión social. Se gestionan los anticipos de nómina, créditos y otras prestaciones sociales de carácter económico. Asimismo, se tratan los datos para la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos.
Personal al servicio del Instituto Vasco Etxepare.
Participantes en procesos de selección y provisión de personal.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos base se recogen del propio interesado y tienen carácter obligatorio derivado de la relación contractual, a partir de documentos que aporta y de formularios que aquel cumplimenta. Los datos del historial se generan como resultado de los procesos de gestión de recursos humanos. Los restantes datos se generan como resultado de los procesos de gestión de la nómina.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación de gestión de recursos humanos y nómina, apoyado con un archivo manual en soporte papel.
Los datos especialmente protegidos que contiene se refieren a las posibles sanciones administrativas en materia de función pública, así como a las minusvalías o circunstancias de salud y de afiliación sindical previstas en la Ley para la gestión de Recursos Humanos.
El resto de los datos que incluye son los siguientes:
Datos identificativos (nombre, n.º de DNI, n.º de Registro de Personal, n.º de Seguridad Social, dirección postal, telefónica y electrónica, fotografía y firma hológrafa).
Datos de características personales (sexo, edad y fecha de nacimiento, nacionalidad y estado civil).
Datos de circunstancias sociales (fechas de alta y baja, licencias, permisos y autorizaciones).
Datos académicos y profesionales (formación y titulaciones, experiencia profesional).
Datos de detalles de empleo (relación de empleo, cuerpo y escala, categoría y grado, puesto de trabajo, historial de situaciones, datos base para el cálculo de la nómina).
Datos económico-financieros y de seguros (datos bancarios, datos económicos de nómina tales como ingresos, deducciones impositivas, anticipos, préstamos y créditos, aportaciones sindicales y planes de pensiones).
e) Cesiones de datos previstos.
Los datos se entregan a una empresa externa que se encarga de la gestión de nóminas, así como a las correspondientes entidades financieras que efectúan las transferencias de fondos, a los solos efectos de su tramitación.
Asimismo, los datos se ceden a los organismos e instituciones destinatarios de tales transferencias, como son: Haciendas Forales y, en su caso, a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, de acuerdo con las obligaciones del retenedor del IRPF previstas en la normativa tributaria; a la Seguridad Social, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de la Seguridad Social; a las mutualidades de funcionarios y entidades de previsión social de cotización voluntaria; a los Órganos Administrativos de la Comunidad Autónoma del País Vasco con competencia en materia de fiscalización.
A los correspondientes Registros de Personal de las Administraciones Públicas e Instituciones de las que proceda el personal del Instituto.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
c/ Prim n.º 7, bajo izda., 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel medio.
2.- Nombre del Fichero: Gestión económica, presupuestaria y contable.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es la gestión económica, presupuestaria y contable del Instituto Vasco Etxepare.
Su uso comprende la gestión del presupuesto y los activos financieros del Instituto, el control de los expedientes de contratación, la tramitación de los documentos contables de los expedientes de gasto y la gestión de las indemnizaciones por razón de servicio del personal del Instituto. Asimismo, se tratan los datos para la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos.
Personas físicas proveedoras, deudoras o acreedoras del Instituto Vasco Etxepare. Personal del propio Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos base se recogen del propio interesado o su representante legal y tienen carácter obligatorio derivado de la relación contractual, a partir de documentos que aporta y de formularios que cumplimenta.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación de gestión económica y contable, apoyado con un archivo manual en soporte papel.
Datos identificativos (nombre, razón social, DNI, CIF, dirección postal, telefónica y electrónica).
Datos económico-financieros y de seguros (datos bancarios).
Datos de Transacciones (bienes o servicios suministrados o recibidos, transacciones financieras, compensaciones e indemnizaciones).
e) Cesiones de datos previstos.
Los datos se ceden a las correspondientes entidades financieras que efectúan las transferencias de fondos, a los solos efectos de su tramitación.
Asimismo, los datos se ceden a las administraciones competentes en materia fiscal y tributaria, como son las Haciendas Forales y, en su caso, a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, de acuerdo con la normativa tributaria; a los Órganos Administrativos de la Comunidad Autónoma del País Vasco con competencia en materia de fiscalización.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
c/ Prim n.º 7, bajo izda., 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel medio.
3.- Nombre del Fichero: Registro de Entrada y Salida.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es la gestión de los documentos presentados en, o remitidos al Instituto Vasco Etxepare, en los términos de lo previsto por el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Su uso comprende principalmente el control y la garantía de la presentación o remisión material de documentos y del momento en el que éstos se efectúan, así como la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos.
Personas físicas que remitan a, o sean destinatarios de, correspondencia o documentación en relación con el Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos se recogen a partir del contenido de los propios documentos que se remiten o que aporta el propio interesado o su representante legal, o bien de la información que proporciona el portador de tales documentos en el momento de su presentación.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación de gestión del Libro de Entradas y Salidas, apoyado con un archivo manual en soporte papel.
Datos identificativos (nombre, razón social, DNI, CIF, dirección postal, telefónica y electrónica).
Resumen del propósito o finalidad del documento que se remite.
e) Cesiones de datos previstos: no se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero. Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
c/ Prim n.º 7, bajo izda. 20002 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
4.- Nombre del Fichero: Agenda de comunicación y relaciones institucionales.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es mantener una agenda de las personas, empresas, asociaciones e instituciones con las que el Instituto Vasco Etxepare mantiene relaciones institucionales o contractuales, en virtud de las funciones, competencias y actividades del Instituto.
El uso previsto comprende el envío selectivo de comunicaciones, noticias, convocatorias, documentos, etc. a medios de comunicación, asociaciones, empresas e instituciones en relación con la actividad del Instituto, eventos y actos de formación organizados por el Instituto.
Asimismo, se incluyen las relaciones de naturaleza comercial que el Instituto mantiene con empresas, derivadas de su actividad contractual.
b) Personas o colectivos incluidos.
Personas físicas que actúen como interlocutores habituales con el Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos se recogen a través del propio interesado, de la institución o medio que representa y de fuentes accesibles al público, incluyendo diarios y boletines oficiales y medios de comunicación.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación de gestión de contactos.
Datos identificativos (nombre, organismo o razón social, función o cargo desempeñado, dirección postal, telefónica y electrónica).
e) Cesiones de datos previstos: no se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
c/ Prim n.º7, bajo izda., 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico
5.- Nombre del Fichero: Suscriptores.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es mantener una relación de las personas que voluntariamente desean recibir información de forma periódica acerca del Instituto Vasco Etxepare, en especial a través de servicios electrónicos de difusión de información.
El uso previsto comprende el envío a los suscriptores de noticias, convocatorias, artículos y otras informaciones, en relación con la actividad del Instituto. Asimismo, se tratan los datos para la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos.
Personas físicas que voluntariamente desean recibir información, de forma periódica, acerca del Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos se recogen a través del propio interesado, mediante formularios electrónicos disponibles en Internet.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación específica para la gestión de los suscriptores.
Datos identificativos (nombre, organismo o razón social, función o cargo desempeñado, dirección postal, telefónica y electrónica).
e) Cesiones de datos previstos. No se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
6.- Nombre del Fichero: Invitados y Asistentes a eventos y actividades de formación.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es gestionar los asistentes a los eventos y actos de formación organizados por el Instituto Vasco Etxepare.
El uso previsto comprende la gestión de los eventos y actos de formación en si mismos, como la difusión de materiales o documentación relacionados con los mismos, así como la remisión de noticias, convocatorias, artículos y otras informaciones en relación con otros eventos y actos de formación organizados por el Instituto Vasco Etxepare. Asimismo, se tratan los datos para la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos: personas físicas que voluntariamente asisten o han asistido a eventos y actos de formación organizados por el Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos: los datos se recogen a través del propio interesado, mediante formularios electrónicos disponibles en Internet, así como a partir de la Agenda de Comunicación y Relaciones Institucionales y los suscriptores a los servicios de difusión de información del Instituto.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación específica para la gestión de eventos y actividades de formación.
Datos identificativos (nombre, organismo o razón social, función o cargo desempeñado, dirección postal, telefónica y electrónica).
Datos económico-financieros y de seguros (datos bancarios, en el caso de que el acto sea de pago).
Otros datos: controles de inscripción y asistencia.
e) Cesiones de datos previstos.
A otras entidades colaboradoras o prestadoras de servicios para la organización y gestión de los actos en cuestión.
A los asistentes a cada evento o acto de formación se les proporcionará la relación de inscritos al acto en cuestión.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico
7.- Nombre del Fichero: Ayudas y Subvenciones.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es mantener una relación de las personas físicas o jurídicas solicitantes de subvenciones promovidas por el Instituto Vasco Etxepare.
El uso previsto se circunscribe a la gestión de las ayudas promovidas por el Instituto Vasco Etxepare, principalmente la tramitación, el control y seguimiento de los expedientes instruidos, la notificación y seguimiento de la ejecución de las resoluciones recaídas y su publicidad, así como la obtención de estadísticas e indicadores de gestión.
b) Personas o colectivos incluidos: personas físicas que soliciten ayudas o subvenciones del Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos: los datos se recogen a través del propio interesado, mediante formularios y documentación presentada en el momento de la solicitud.
d) Estructura y tipos de datos que incluye: el fichero se gestiona mediante una aplicación específica para la gestión de ayudas y subvenciones.
Datos identificativos (nombre, organismo o razón social, función o cargo desempeñado, dirección postal, telefónica y electrónica).
- Datos profesionales (experiencia profesional).
- Datos económico-financieros (datos bancarios).
e) Cesiones de datos previstos. Publicación en el BOPV del nombre y apellidos de las personas beneficiarias de la subvención y del importe de la misma.
f) Entidad responsable del fichero. Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
8.- Nombre del fichero: Lectores de lengua y cultura vasca.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es el Registro y gestión de los lectores de lengua y cultura vasca destinados en Universidades de fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Su uso comprende los procesos de selección; historial académico y profesional; y, en su caso, la gestión de las correspondientes transferencias bancarias para el pago de la estancia.
b) Personas o colectivos incluidos:
Lectores destinados a Universidades fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Participantes en procesos de selección de lectores promovidos por el Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos.
Los datos se recogen a través del propio interesado, mediante formularios y documentación presentada en el momento de la solicitud.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero se gestiona manualmente en soporte papel.
Datos identificativos (nombre, n.º de DNI, dirección postal, telefónica y electrónica).
Datos académicos y profesionales (formación y titulaciones, experiencia profesional).
Datos económico-financieros (datos bancarios).
e) Cesiones de datos previstos. No se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero. Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
9.- Nombre del fichero: Agenda de contactos de la Dirección del Instituto Vasco Etxepare
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es recoger información de la relación de contactos de la Dirección del Instituto Vasco Etxepare.
Su uso comprende gestionar la correspondencia en papel y electrónica, así como el flujo de llamadas telefónicas; y recoger información de la agenda de la Directora relativa a visitas, viajes, reuniones o entrevistas con el objetivo de hacer el seguimiento de las actividades y elaborar la información que corresponda.
b) Personas o colectivos incluidos: personas físicas que se dirigen y tienen contacto directo con la Directora del Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos: los datos serán proporcionados directamente por las propias personas interesadas, mediante contacto telefónico, correo electrónico o correo postal.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero informatizado se gestiona mediante una aplicación específica para la gestión de contactos.
Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección postal y dirección electrónica, teléfono fijo y teléfono móvil, fax; datos académicos y profesionales: empresa u organización en la cual trabaja, cargo, dirección postal y dirección electrónica; otros datos: motivo de contacto).
e) Cesiones de datos previstos: no se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero. Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
10.- Nombre del Fichero: Miembros externos de las Comisiones de Valoración y Selección del Instituto Vasco Etxepare.
a) Finalidad y usos previstos.
La finalidad es gestionar las Comisiones de Valoración y Selección necesarios para garantizar la transparencia en la concesión de subvenciones y el establecimiento de lectorados del Instituto Vasco Etxepare.
El uso previsto comprende la gestión de las Comisiones en si mismas, la selección de expertos y su inclusión en el envío de información de las actividades del Instituto Vasco Etxepare.
b) Personas o colectivos incluidos: personas físicas que voluntariamente acepten tomar parte en las Comisiones de Valoración y Selección del Instituto Vasco Etxepare.
c) Procedimiento de recogida de los datos: los datos se recogen a través del propio interesado, mediante formulario.
d) Estructura y tipos de datos que incluye.
El fichero se gestiona en soporte papel.
Datos identificativos (nombre, organismo o razón social, función o cargo desempeñado, dirección postal, telefónica y electrónica).
Datos académicos y profesionales (formación y titulaciones, experiencia profesional).
Datos económico-financieros (datos bancarios).
e) Cesiones de datos previstos: no se prevén cesiones.
f) Entidad responsable del fichero: Instituto Vasco Etxepare.
g) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Secretaría del Instituto Vasco Etxepare
C/ Prim n.º 7, bajo izda. 20006 Donostia-San Sebastián
h) Nivel de seguridad exigible: el fichero requiere medidas de seguridad de nivel básico.
